Прошу вас исполнение письма поручить

ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Начинаем со своей цели

Начинаем с интереса адресата

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

Довожу до Вашего сведения, что…

Прошу (Вас) выделить средства…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

Прошу оказать содействие…

Прошу Вашего содействия в…

Напоминаю (напоминаем) о…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

Считаю необходимым обсудить с Вами …

Хочу (хотим) согласовать с Вами….

Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

Информирую (Вас) о…

Позвольте проинформировать о…

Обращаюсь к Вам в связи с…

Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

Ставим Вас в известность о…

Настоящим извещаем (Вас) о…

Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

Предлагаем содействие в решении проблемы…

Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

Рады сообщить о возможности…

Хотим привлечь Ваше внимание…

Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

Требуем от… немедленного принятия мер…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

Просим направить вашего представителя…

Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

Ждем Вашего решения …

Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

C готовностью ответим на Ваши вопросы…

Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 11.01.2020)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 11.01.2020)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

• верхнюю часть с реквизитами организации;
• поле с исходящим номером и датой;
• блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
• поле для текста письма и приложений;
• контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

• некорректность содержания;
• стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Устойчивые обороты деловой переписки

Европлюс натяжные потолки в москве rukimastera.ru.

В ответ на Ваш запрос от… (мы (с удовольствием) предлагаем Вам)
В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить…
Ссылаясь на Ваш запрос и предыдущие переговоры, мы могли бы отправить Вам…
В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам…
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам…
Мы получили Ваш запрос и сообщаем, что можем отгрузить Вам…
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес…
С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам…

Предлагаем Вам
В счет взаимных поставок на… год
В счет действующего Торгового соглашения между … на …год
Согласно общим условиям поставки…
На следующих условиях…
Качество товара соответствует
Действующим европейским стандартам
Государственным стандартам
Техническим условиям завода-изготовителя
Образцам, посланным Вам почтовой посылкой (дата)
Образцам, высланным Вам вместе с каталогом
Товар обычного торгового качества
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)
К товару прилагается сертификат качества
Цена поднимается
Цены возрастают
Франко-вагон… пограничная станция (граница)
Фас порт
Фоб порт
Сиф порт
…включая стоимость
экспортной упаковки
маркировки
акцизной марки
запасных частей
…включая упаковку
Цена… составляет
Общая стоимость партии… составляет… руб.
Сроки поставки
Товар поставляется
Товар будет поставлен (отправлен, отгружен, отгружаться)
В (напр., первом) квартале (текущего, будущего) года (месяц, месяцы)
в течение…
Поставка товара будет произведена (производиться) помесячно в течение (ежемесячно равными партиями)…)
Сроки поставки:
Первый квартал – с… по…
(второй, третий, четвертый –аналогично )
…в заявленные в Вашем запросе сроки (по договоренности, …месяца со дня получения заказа)
Условия платежа:
Платеж производится (должен производиться, должен быть произведен)
Через банк страны-экспортера (продавца)
МБЭС
Инкассо
Безотзывного, подтвержденного и делимого аккредитива
Наличными
Без предъявления
При предъявлении
Отгрузочных документов, счета и сертификата качества
Счета и транспортных документов
Грузовых документов
Слудеющих товарных документов
Условия платежа – наличный расчет
Наши обычные условия – наличными, без скидок, без грузовых документов
Условия платежа подробно изложены в прилагаемом экземпляре общих условий поставки (экземпляре контракта)
Остальные условия – согласно общим условиям поставок (продажи)
Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до (дата) (в течение… дней со дня получения письма)
Просим прислать ответ не позднее (дата) (в течение … недель от даты отправления этого письма)
Настоящее предложение действительно
До (дата)
… месяца со дня получения письма
при условии получения Вашего акцепта по факсу в течение … дней от даты получения этого письма
лишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответа
Просим прислать ответ (нам) обратной почтой (рассмотреть наше предложение, сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара)
Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее. Ждем Вашего звонка или факсового сообщения
Делаем Вам предложение без всяких обязательств с нашей стороны

Прошу вас исполнение письма поручить

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

— изучение существа вопроса;

— сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

— подготовка проекта письма;

— согласование проекта (при необходимости);

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Письмо должно имеет реквизиты:

1. Наименование организации и ее справочные данные;
2. дата, регистрационный номер;
3. ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4. адресат;
5. заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
6. текст;
7. отметка о наличии приложений;
8. подпись;
9. отметка об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:

1. от первого лица единственного числа (прошу);
2. от первого лица множественного числа (просим);
3. от третьего лица единственного числа (организация просит);
4. от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит);

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

— «Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …)…».

В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежден­ный при транспортировке телевизор».

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

1. Просим оказать содействие…
2. Прошу Вас…
3. Просим принять участие…
4. Прошу довести до сведения…
5. Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос — представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

1. Просим предоставить…
2. Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

1. Прошу высказать Ваше мнение о…
2. Прошу Вас дать поручение разработать…
3. Просим Вас выразить письменную поддержку…
4. Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо — сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

1. Направляем информацию…
2. Представляем на утверждение…
3. Посылаем литературу…
4. Высылаем план…

Гарантийное письмо — составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

1. Оплату гарантируем…
2. Качество услуг гарантируем…
3. Предприятие гарантирует…

Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:

1. Подтверждаем…
2. Организация подтверждает…
3. С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

1. Сообщаем…
2. Доводим до вашего сведения…
3. Ставим Вас в известность…

Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:

1. Напоминаем, что…
2. Напоминаем Вам, что…

Письмо-приглашение и письмо–поздравление — может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:

1. Просим принять участие…
2. Приглашаем Вас на …
3. Просим направить представителя…
4. Поздравляем Вас…
5. Сердечно поздравляем Вас…

Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма — это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.