Порядок и правила заполнения

Как заполнить декларацию на бумаге: правила

Правила заполнения декларации на бумаге

Для большинства налоговых отчетов предусмотрены варианты сдачи как электронно по ТКС, так и на бумаге. При этом в нормативном документе (обычно это приказ ФНС), утверждающем действующую форму отчета, обязательно прописаны и правила подготовки его вручную на бумаге.

Это нужно для унификации представления сведений о доходах (вычетах) и для того, чтобы сделать возможным машинное прочтение отчета (декларации). Базовые правила заполнения бумажного документа для налоговой в разных приказах совпадают.

Часто на сайтах, специализирующихся на бухгалтерской и налоговой тематике, можно обнаружить жалобы пользователей на то, что налоговики не приняли декларацию, сделанную по скачанному с сайта образцу.

Это происходит потому, что на многих ресурсах делается акцент на практических сторонах вопроса: как собрать данные, как рассчитать налог, в каких строках декларации какие сведения отразить. При этом самому порядку оформления особого внимания может не уделяться.

Вот и получается, что с одной стороны декларация заполнена правильно (нужные данные в нужных ячейках и листах), а с другой – неправильно (оформлена не так, как надо тем, кто эту декларацию принимает и обрабатывает).

Очень подробно порядок заполнения налоговой декларации на бумаге разобран в приказе ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569, утверждающем форму декларации 3-НДФЛ, актуальную для отчета за 2019 год.

Рассмотрим, как правильно заполнить декларацию вручную в 2020 году.

Актуальные штрих-коды на бумажном бланке

Штрих-коды помогают налоговикам не переносить вручную информацию из бумажной декларации в программу, а прочитывать ее специальным сканером.

Часть такой информации является обязательной, ее обеспечивают обязательные штрих-коды.

Обязательный штрих-код на налоговой декларации расположен в левом верхнем углу листа.

Некоторые программные средства позволяют сформировать и распечатать бумажную декларацию с дополнительными штрих-кодами.

Дополнительный штрих-код может располагаться вверху справа или внизу по центру листа декларации.

Дополнительные штрих-коды позволяют считывать больше информации с помощью сканера, не перенося ее вручную и не используя средства ФНС для машинного прочитывания. В дополнительных штрих-кодах зашифрованы данные самой декларации, поэтому налоговики рекомендуют и принимают документы с дополнительными кодами гораздо охотнее.

Но включение дополнительных кодов в декларацию не является обязательным. Отказать в приеме декларации без них налоговики не могут.

Штрих-коды устанавливают приказы ФНС. Например, актуальное обязательное кодирование для декларации 3-НДФЛ за 2019 год установлено приказом ФНС от 07.10.2019 № ММВ-7-11/506.

Основные правила заполнения документов

В данной статье мы расскажем об основных правилах заполнения документов, которые помогут вам избежать проблем при взыскании задолженности через суд.

Очень часто в суде мы сталкиваемся с рядом типичных ситуаций, когда ответчики хотят уйти от выплаты долга и применяют различные хитрые способы. В нашей практике встречались подделки подписей, подлог документов, дописки в пустых местах договора, отрицание самого факта подписания документов контрагентом и ряд других не менее изворотливых способов.

Давайте разберем основные правила , которых следует придерживаться при оформлении документов, которые помогут вам избежать проблем при взыскании задолженности через суд:

Подписывать документы должен тот человек, чья фамилия, указана в тексте документа

Проставление косой черты перед подписью, только привлекает проверяющие органы, но никак не оправдывает подпись за другого человека. Если Иванов Иван Иванович указан в преамбуле договора, то именно он и должен расписываться в самом конце Договора. Иначе в суде может возникнуть ситуация, при которой этот самый Иванов Иван Иванович будет утверждать, что он вообще не знает, кто от его имени заключил договор и что он платить отказывается, т.к. лично он договор не заключал.

Документы подписывает кто-то за руководителя/бухгалтера

В таком случае, к таким документам должна быть приложена доверенность, в которой будет прямо закреплено право подписывающегося человека, расписываться на документах именно такого типа. Это правило обязательно к соблюдению! Ведь отсутствие доверенности на подписание документов – это прямая дорога к тому, что ваш должник в суде заявит, что он не уполномочивал данное лицо на подписание документов.

А значит, ваше требование придется предъявлять уже не к юридическому лицу, а к физическому лицу, подписавшему документ. А взыскать задолженности с физического лица значительно труднее, чем с юридического (по причине того, что у первого может просто-напросто не оказаться денег).

Очень часто мы сталкиваемся с ситуациями, когда накладная подписана каким-либо лицом (не генеральным директором должника), на ней стоит синяя печать организации, а доверенность на лицо, подписывающее накладную, отсутствует. В этом случае должник также в суде начинает доказывать, что он не уполномочивал лицо на подписание ТОРГ-12 и прием Товара. И факт, что на накладной стоит печать должника, не играет никакой роли. Должна быть доверенность на подписание документа!

Правила оформления доверенностей

Когда вы принимаете доверенность от клиента, следите, чтобы доверенность обязательно должна содержать следующие положения и реквизиты:

• наименование контрагента (юр лица или ИП)
• дату составления доверенности
• полномочия лица (на подписание документов, на прием товара и пр.)
• подпись и расшифровку ФИО уполномоченного лица
• паспортные данные уполномоченного лица
• подпись и расшифровку ФИО генерального директора
• подпись и расшифровку ФИО главного бухгалтера
• оттиск круглой печати организации

Помимо поля «подпись», обязательными для заполнения являются поля: «ФИО» и «должность», если они предусмотрены в документе

Проставление на документе печатей (а тем более штампов), отличающихся от оригинальной печати организации

Такое допускается только в случае, если к документам, на которых проставлена не стандартная печать, приложена доверенность с оригинальной печатью организации.

Документы с исправлениями, подчитками, помарками

Такие документы могут быть приняты только при условии того, что любые исправления будут заверены лицами, ответственными за составление конкретного документа с указанием должности, ФИО, конкретной даты внесения исправлений.

Свободные строки в документах подлежат обязательному прочерку

Часто в нашей практике случались случаи, когда должник дописывал нужные ему фразы на пустых местах договора. Это инициирует экспертизу подлинности документа, что в значительной степени увеличивает время судебного разбирательства.

Разделы документа не заполненные машинописным способом должны заполняться шариковой либо чернильной ручкой.

Запрещается использовать для записей простой карандаш, маркер, фломастер.

ПОСЛЕДСТВИЯ НЕВЫПОЛНЕНИЯ ДАННЫХ ПРАВИЛ:

В результате ненадлежащего оформления передачи товара (не подписанная, неверно подписанная накладная, отсутствие доверенности) в суде Покупатель (Ответчик) может заявить, что не получал товар по договору, и на этом основании отказаться его оплачивать.

Таким образом, допустив при подписании документов ряд ошибок, вы рискуете потерять значительные суммы денег. Поэтому подходите к этапу оформлению документов очень серьезно!

СЗВ-ТД: образец заполнения

Начиная с 2020 г. все работодатели в определенных случаях должны сдавать в Пенсионный фонд новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Мы не будем рассказывать, какие это случаи, поскольку уже подробно рассмотрели этот вопрос здесь. Скажем лишь, что форма СЗВ-ТД заполняется и сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были определенные кадровые перемещения работника. Либо месяца, в котором работник подал заявление о выборе способа ведения его трудовой книжки в будущем (в классическом варианте на бумаге или электронно) (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.96 N 27-ФЗ ).

Таким образом, первый раз подать отчет СЗВ-ТД некоторым работодателям придется уже по итогам января 2020 г. не позднее 17 февраля.

Посмотрим порядок заполнения формы СЗВ-ТД и приведем пример заполнения СЗВ-ТД. Но начнем с главного – каким документом утверждена новая форма СЗВ-ТД.

Новая форма СЗВ-ТД: бланк и образец

Форма СЗВ-ТД (образец заполнения)

Бланк формы СЗВ-ТД утвержден Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п. Этим же документом утвержден Порядок заполнения формы СЗВ-ТД. А вот образец отчета СЗВ-ТД в Постановлении Пенсионного фонда не приводится.

Отчет СЗВ-ТД: как заполнять

Коротко приведем инструкцию по заполнению СЗВ-ТД, а затем покажем образец заполнения формы СЗВ-ТД на примере.

Форму СЗВ-ТД надо заполнить в форме электронного документа, если численность работающих зарегистрированных лиц 25 человек и более. А вот если работников менее 25 человек, то можно подать форму СЗВ-ТД на бумаге. В этом случае она заполняется с помощью компьютера или от руки печатными буквами (любым цветом кроме красного и зеленого) (п. 1.9, 1.10 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). Отчет подписывает руководитель или доверенное лицо, после чего форма заверяется печатью организации (при наличии) (п. 1.11 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Порядок заполнения шапки отчета СЗВ-ТД не сложен. Он схож с порядком заполнения иных форм персонифицированной отчетности. Поэтому на нем мы останавливаться не будем.

Поля со сведениями о поданном заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки заполняются, если работник в истекшем месяце подал работодателю такое заявление. В форме указывается вид заявления и дата его подачи (п. 2.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Перейдем к порядку заполнения табличной части отчета СЗВ-ТД. Здесь важно знать следующее (п. 2.5.3, 2.5.5, 2.5.6 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п):

• в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывается код мероприятия (1- ПРИЕМ, 2 – ПЕРЕВОД, 5- УВОЛЬНЕНИЕ и т.д.). Эти коды приведены в Порядке заполнения формы СЗВ-ТД;
• графа «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 г. не заполняется;
• графа «Причины увольнения …» заполняется точно так же, как заполняется аналогичная графа в бумажной трудовой книжке. То есть без сокращений, с указанием пункта, части статьи и статьи Трудового кодекса, являющихся основанием для увольнения.

Программу для заполнения СЗВ-ТД можно скачать на сайте ПФР в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

СЗВ-ТД: как заполнить первый раз

Впервые форма СЗВ-ТД заполняется на работника, если с работником произошло одно из кадровых мероприятий (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.). Либо, если работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

В этой форме, подаваемой на работника в первый раз, первой строкой указывается информация о последнем кадровом мероприятии в отношении этого работника по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя. Запись производится по тем же правилам, что указаны выше (п. 1.7, 2.9 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). То есть если до 1 января 2020 г. этот работник работал у другого работодателя, то вписывать в форму сведения о его предыдущей трудовой деятельности не надо.

Второй строкой в форму СЗВ-ТД вписывается информация о кадровом мероприятии, произошедшем в отчетном месяце.

Если же в течение 2020 г. с работником не произойдет никаких кадровых мероприятий и он не подаст заявление о выборе способа ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности такого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 г. будут отражены в отчете за январь 2021 г., подаваемом не позднее 15 февраля 2021 г. (п. 1.7 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Форма СЗВ-ТД: образец заполнения

Образец заполнения отчета СЗВ-ТД мы приведем на примере.

Пример заполнения СЗВ-ТД: Работник Иванов Иван Иванович был принят на работу в ООО «Ромашка» 04.02.2019 г. на должность бухгалтера. 21.01.2020 г. он увольняется по собственному желанию. Работодатель ООО «Ромашка» должен подать отчет по форме СЗВ-ТД на этого работника за январь 2020 г.

Поскольку в трудовой книжке работника Иванова И.И. есть запись о кадровом мероприятии у этого же работодателя по состоянию на 1 января 2020 г., то в отчете СЗВ-ТД за январь 2020 г. первой записью будет запись о приеме на работу. Выше приведен образец заполнения формы СЗВ-ТД на работника Иванова И.И.

Отчет СЗВ-ТД: образец заполнения можно скачать здесь.

Порядок и правила заполнения

Период: с 1 января 2020 года

В связи с переходом на ведение электронных трудовых книжек для работодателей с 1 января 2020 года предусмотрена обязанность представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности физлиц. Порядок заполнения и представления (далее – Порядок) нового вида отчетности утвержден постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Краткое наименование формы сведений – форма СЗВ-ТД (рис. 1).

Порядок подачи СЗВ-ТД

Отчетность по форме СЗВ-ТД можно подать на бумажном носителе или в электронном виде.

На бумаге СЗВ-ТД вправе представить только те работодатели, у которых в месяце, предшествующем отчетному, число сотрудников менее 25 человек (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ), п. 1.9 Порядка).

В этом случае форма заполняется (п. 1.10 Порядка):

• на компьютере;
• либо от руки шариковой ручкой. Чернила могут быть любого цвета, кроме зеленого и красного. Сведения вписываются печатными буквами.

В любом случае не допускаются помарки, исправления и сокращения.

Формат сведений для представления в электронном виде содержится в Приложении 3 к постановлению № 730п.

Форма заполняется на всех сотрудников, в т.ч. работающих по совместительству или дистанционно (п. 1.4 Порядка). К дистанционным сотрудникам в целях подачи формы СЗВ-ТД следует относить и надомников.

При подаче СЗВ-ТД впервые в отношении конкретного физлица работодатель дополнительно должен отразить в форме сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении этого физлица по состоянию на 01.01.2020 (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 2.9 Порядка).

Правила заполнения СЗВ-ТД

1. Сведения о работодателе

В составе сведений о работодателе нужно отразить (п. 2.1 – 2.1.4 Порядка):

• в поле «Регистрационный номер в ПФР» – номер, присвоенный работодателю при постановке на учет в отделении фонда;
• в поле «Работодатель (наименование):
  • для организаций – название согласно учредительным документам. При этом можно указать название латинскими буквами;
  • для ИП, нотариусов, адвокатов, глав КФХ – Ф. И. О. согласно документу, удостоверяющему личность.
• в поле «ИНН» – ИНН работодателя. У организации ИНН состоит из 10 знаков. В поле формы 12 знакомест. В двух последних знакоместах нужно проставить прочерки;
• в поле «КПП» – КПП организации или обособленного подразделения.

2. Сведения о работнике

В составе сведений о работнике нужно указать (п. 2.2 – 2.2.3 Порядка):

• в полях «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» – инициалы работника;
• в поле «Дата рождения» – дату рождения работника;
• в поле «СНИЛС» – страховой номер работника. Напомним, что СНИЛС может быть указан как в страховом свидетельстве («зеленой карточке») по форме, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п, которое выдавалось до 01.04.2019, так и в уведомлении по форме АДИ-РЕГ (см. об этом здесь).

3. Сведения об основаниях подачи СЗВ-ТД

Отчетность СЗВ-ТД подается работодателем в фонд в случаях кадровых мероприятий, а также когда сотрудник представил работодателю одно из заявлений (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• о продолжении ведения трудовой книжки по старому порядку, т.е. в бумажном виде;
• о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (на бумаге или в электронном виде).

В связи с этим в форме СЗВ-ТД есть соответствующие поля:

• поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки»;
• поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

При подаче одного из заявлений необходимо указать дату его представления сотрудником в поле «Дата подачи». Заполняется в формате «дд.мм.гггг» (п. 2.3 Порядка).

При подаче СЗВ-ТД по итогам отчетного периода необходимо заполнить раздел «Отчетный период». В этом разделе нужно указать отчетный месяц (в котором произошло кадровое событие) в формате «мм» и год в формате «гггг» (п. 2.4 Порядка).

Сроки подачи СЗВ-ТД зависят от кадрового мероприятия, информация о котором подлежит передаче в ПФР. Кадровыми мероприятиями, в связи с которыми представляется СЗВ-ТД, согласно Порядку являются: прием на работу, увольнение, перевод на иную постоянную работу, переименование работодателя, присвоение работнику второй или иной профессии (специальности), лишение работника судом права занимать определенную должность (п. 2.5.3 Порядка).

Ежемесячно представлять СЗВ-ТД необходимо (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• в 2020 году – когда в отчетном месяце состоялось какое-либо кадровое мероприятие или сотрудник обратился к работодателю с заявлением о ведении трудовой книжки в бумажном виде или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности;
• с 01.01.2021 – если в отчетном месяце состоялся перевод сотрудника на другую постоянную работу или сотрудник подал какое-либо из упомянутых выше заявлений.

С 01.01.2021 в случае приема на работу или увольнения сотрудника СЗВ-ТД потребуется подавать не позднее первого рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Следовательно, заполнять раздел «Отчетный период» в этом случае не нужно.

Обратим внимание, что сроки представления данных о переименовании работодателя, присвоении работнику иной специальности, а также лишении права занимать определенную должность законодательно не установлены. Пока пояснения ПФР по этому вопросу отсутствуют. По нашему мнению, с 2021 года в подобных случаях форма подается ежемесячно.

4. Сведения о трудовой деятельности физлица

Сведения о трудовой деятельности физлица отражаются в таблице формы СЗВ-ТД. Она состоит из 10 граф (п. 2.5 – 2.5.9 Порядка):

• в графе 1 «№ п/п» указывается порядковый номер кадрового мероприятия. Как закреплено в п. 2.5.1 Порядка, нумерация ставится в порядке перечисления таких мероприятий в рамках одной формы СЗВ-ТД;
• в графе 2 «Дата (число, месяц, год)» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате «дд.мм.гггг»;
• в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отражается вид кадрового мероприятия с использованием наименований, перечисленных в п. 2.5.3 Порядка (представим в таблице):

• в графе 4 «Трудовая функция» необходимо отразить наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Также необходимо указать вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения организации, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном подразделении. Записи о трудовой функции вносятся в соответствии со штатным расписанием.

При этом Порядком предусмотрены дополнительные требования при заполнении этой графы в отношении следующих категорий работников:

1. государственные и муниципальные служащие – нужно указать код должности по соответствующему реестру должностей;
2. работники, которым присвоена вторая (или последующая) профессия, специальность или иная квалификация – необходимо указать разряд, класс или иную категорию этой профессии;
3. работник, которого суд лишил права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью – нужно отразить срок, на который работник лишен этого права, основание для лишения, а также наименование должности (вида деятельности), которую он не вправе занимать.

• графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» необходимо заполнять с 01.01.2021 (п. 2.5.5 Порядка).

В ней необходимо отразить код, состоящий из 7 цифро-буквенных знаков в формате «XX.XXX-X-X». Первые пять цифровых знаков – код наименования вида трудовой деятельности. Шестой буквенный знак – код обобщенной трудовой функции. Седьмой цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Как следует из п. 2.5.5 Порядка, коды проставляются на основании профессиональных стандартов.

• графа 6 «Причины увольнения» заполняется, если СЗВ-ТД подается в связи с увольнением сотрудника. В графе нужно указать основание прекращения трудового договора с сотрудником в соответствии с ТК РФ (или иным федеральным законом), т.е. с обозначением статьи ТК РФ (иного федерального закона), части и пункта.

Конкретных требований к формату внесения записей в графу 6 Порядок не содержит. Однако целесообразнее вносить записи так, как это предусмотрено Правилами ведения бумажных трудовых книжек, т.е. в полном соответствии с ТК РФ (без сокращений и указанием нормы).

Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

• в графах 7 – 9 необходимо отразить сведения о документе, которым оформлено кадровое мероприятие:
  • в графе 7 «Наименование» указывается название документа. Например, приказ о приеме на работу;
  • в графе 8 «Дата» указывается дата составления документа в формате «дд.мм.гггг»;
  • в граве 9 «Номер документа» проставляется номер документа без знака «№».

5. Особенности заполнения формы при изменении наименования работодателя

СЗВ-ТД в случае изменения наименования работодателя заполняется следующим образом (п. 2.8 Порядка):

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год)» указывается дата смены наименования в формате «дд.мм.гггг»;
• в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
• в графу 4 «Трудовая функция» нужно внести запись такого вида: «Старое наименование» с «дата» переименовано в «Новое наименование»;
• в графах 7 – 9 отражаются реквизиты (наименование, дата, номер) приказов или иных документов о смене названия работодателя.

6. Порядок подписания СЗВ-ТД

СЗВ-ТД в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной ЭП (п. 1.12 Порядка). СЗВ-ТД на бумажном носителе заверяется подписью руководителя организации или иного доверенного лица и печатью (при ее наличии). Работодатель- физлицо заверяет СЗВ-ТД только своей подписью (п. 1.11 Порядка).

О порядке исправления записей в представленной СЗВ-ТД см. здесь.