Как заполнить уведомление о вручении заказного письма

Уведомление о вручении

Обратное уведомление о вручении является подтверждением факта получения адресатом почтового отправления.

Зачем нужно уведомление

Как физические лица, так и организации достаточно часто прибегают при отправлении документов к услугам Почты России.

В наших статьях мы достаточно часто пишем о том, что при отправке почтой лучше всего воспользоваться услугой «заказное письмо с обратным уведомлением о вручении», которая позволит отправителю получить на руки физическое доказательство того, что отправленные им документы были получены.

Уведомление о вручении принимается судами в качестве доказательства направления (получения) контрагентами и физическими лицами различных претензий, уведомлений, требований и т.п.

Как отправить письмо с уведомлением о вручении

Для того чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении, вам необходимо обратиться в ближайшее отделение Почты России и попросить оформить отправку как:

простое письмо с уведомлением;
или заказное письмо с уведомлением.

Для внутрироссийских отправлений применяются бланки формы 119. Если письмо отправляется заграницу, то следует воспользоваться формой CN 07. Обе формы выдадут вам на почте.

Чем отличается заказное письмо от простого

Мы практически всегда рекомендуем отправлять документы заказным письмом. В отличие от простого письма заказное письмо вручается адресату либо лично под подпись, либо его представителю на основании доверенности.

Кроме того, заказные письма получают особые номера (треки), которыми можно воспользоваться, чтобы проследить ход пересылки письма на официальном сайте Почты России.

Как заполнить уведомление о вручении

Бланки обратного уведомления о вручении имеют унифицированную форму. Уведомление представляет собой бланк небольшого формата, на котором с двух сторон имеются поля для заполнения. Отправитель заполняет следующие поля:

ФИО (наименование) получателя;
адрес получателя;
тип отправления — простое, заказное письмо или с объявленной ценностью, бандероль, посылка и т.п.;
на оборотной стороне — адрес отправителя (куда вернется уведомление), ФИО отправителя. При этом уведомление может быть возвращено как отправителю, так и иному лицу.

Заполнение производится печатными буквами, разборчиво. Переживать по поводу правильности заполнения не стоит: после того, как уведомление заполнено, сотрудник почты обязательно его проверит, и если что-то окажется неверно заполненным, предложит заполнить еще раз.

После приема письма на отправку вам выдадут квитанцию, на которой будет стоять дата отправки, и, если вы отправили заказное письмо, то в ней же будет указан трек-номер.

Возвращение уведомления

При получении письма на почте адресат должен будет указать в специально отведенных для этого полях уведомления свои данные и дату получения отправления. После этого сотрудник почты отправит уведомление на адрес, который указан в качестве обратного.

Как уже было сказано выше, уведомление может использоваться в суде как доказательство соблюдения, к примеру, досудебного порядка урегулирования споров между контрагентами, получения документов стороной судебного разбирательства и т.п.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Почтовое уведомление о вручении письма

Гарантированно доказать факт получения письма адресатом можно с помощью такого документа, как почтовое уведомление о вручении письма.
И на стадии досудебного урегулирования спора (отправляем претензию, уведомление), и при рассмотрении дела (судебное уведомление).

Очень часто обязанность представить доказательства надлежащего уведомления контрагента (второй стороны сделки) возлагается на отправителя. В этом случае и пригодиться информация о том, что такое почтовое уведомление о вручении письма, как отправить документы правильно.

А если, несмотря на соблюдение всех рекомендаций, отправление потерялось (да, работа Почты России не всегда совпадает с нашими ожиданиями), обратитесь к дежурному юриста сайта и составьте жалобу на почту.

Как получить почтовое уведомление о вручении письма

В наших рекомендациях к претензиям потребителя, уведомления поставщика о некачественном товаре и т.п. документах указано, что документы направлять желательно заказным письмом с уведомлением, а также описью вложения.

То есть на почте Вы не просто отправляете письмо, но просите оформить заказное письмо с уведомлением. Или простое с уведомлением. Заполняются специальные формы. Для отправлений по России – форма 119, для международных CN 07. Бланки есть на почте.

Читать еще: Совмещенный санузел используем пространство с умом

Почему заказное письмо лучше обычного? У него есть трек-номер для отслеживания. С помощью онлайн сервиса на официальном сайте Почты России можно отследить дату получения. Кроме того, в отличие от простого письма, заказное должно вручаться только адресату под роспись лично или его представителю при наличии доверенности на получение почты.

Что нужно для заполнения

Уведомление о вручении письма представляет собой бланк небольшого формата с текстом на обеих сторонах. Заполнить необходимо графы: кому, адрес получателя. Отметить крестиком Х вид письма (заказное, простое, с объявленной ценностью – когда есть опись вложения, посылка, отправление 1 класса, бандероль).

На обратной стороне указывается адрес и ф.и.о. (наименование организации) отправителя. Чтобы почтовое уведомление с отметкой о вручении адресату возвратилось. При этом документ с отметкой о доставке может быть возвращен не отправителю, а иному лицу. Тогда указывается адрес и сведения такого лица.

Возвращение почтового уведомления о вручении письма

Заполненное почтовое уведомление проверяется сотрудником почты. На правильность записей с обоих сторон. Затем проставляется номер квитанции, проставляется печать и с отправителя взимается плата.

Квитанция вручается отправителю. Если письмо было заказным, на ней проставлен трек-номер. Удобно отследить. Особенно при перспективе обращения в суд и доказывании факта соблюдения досудебного порядка обращения в суд.

После возврата почтовое уведомление о вручении письма будет содержать дату доставления и подпись (с расшифровкой) получившего письмо лица.

Уведомления о вручении

Виды уведомлений Почты России

Несмотря на то, что отчеты о прибытии письма являются достаточно простыми в исполнении, они также подразделяются на виды. К примеру, выделяются простые и заказные типы, которые отличаются, по большей части, способом вручения. Отправитель сам выбирает разновидность информирования, и в дальнейшем от этого зависит то, насколько удобно он примет уведомление.

Простые

Простое уведомление заключается в том, что само отправление вручается адресату под роспись, он ставит свой автограф на бланке, но обратно бумажку не приносят в руки, а бросают в почтовый ящик отправителя. В этом случае шанс утери документа увеличен, поскольку некоторые люди не заглядывают в свои ящики, тогда необходимо оформлять заказной тип уведомления.

Заказные

Эта разновидность отличается тем, что письмо по-прежнему отдается адресату под его роспись, а документ о получении также приходит отправителю, который также расписывается. Здесь используется более строгий подход к оформлению, но и доплата за подобный выбор немного выше, чем в случае со стандартным. В зависимости от типа доставки заказного письма, уведомление составляется в любом случае, но если у отправителя будет время на повторное получение, он может запросить заказное уведомление.

Если же времени на роспись и принятие не будет, можно запросить стандартный вид информирования. Тогда понадобится регулярно проверять почтовый ящик, чтобы получать информацию о прибытии письма.

Где можно взять бланки

Прежде всего, формы можно приобрести в любом отделении Почты России, причем плата нужна только за международный листок, а внутрироссийский уже входит в стоимость заказного послания. Кроме того, в интернете можно найти варианты любых уведомлений, и выглядеть они будут как на почте, нужно только их распечатать на принтере, а заполнять можно и дома по вышеприведенным инструкциям. Правда, следует заранее разобраться, где должен заполнить уведомление о вручении любого письма сотрудник почты, поскольку испорченный бланк придется переделывать на месте.

Важно! Существуют и сервисы, которые уже предоставляют готовый к распечатке и заполненный бланк, а информация в него вносится с помощью компьютерной техники. Далее готовую форму можно отправить на адрес электронной почты или по факсу, причем при возникновении ошибок можно внести правки. Это уменьшает время на заполнение и позволяет заранее проверить всю информацию, которая внесена в бланк.

Бумага о прибытии заказного письма запрашивается в том случае, если отправитель хочет удостовериться в доставке отправления в установленные сроки. Существуют разные типы бланков, но они различаются преимущественно способом обратного вручения. Также существуют внутрироссийские и международные уведомления, которые применяются для разных типов корреспонденции, но, разобравшись в общих правилах заполнения, впоследствии можно будет безошибочно вносить необходимую информацию.

Читать еще: Правила пайки полипропиленовых труб по снип

Порядок заполнения уведомления о вручении ф. 119

Уведомление может быть двух категорий – «Заказное» и «Простое», соответствующая пометка ставится на лицевой стороне бланка. Бланк формы ф.119 необходимо заполнять либо на сове имя, либо на имя того лица, которому должно вернуть уведомление о вручении письма адресату, для этого указывается почтовый адрес этого лица и почтовый индекс отделения связи. Лицевая сторона также содержит информацию о типе пересылаемого груза (письмо, бандероль или посылка), например, может быть проставлено две галочки: «письмо» и «заказное».

Далее на обратной стороне отправитель заполняет вид пересылаемой почтовой корреспонденции, как это было указано на лицевой стороне, а также данные адресата с указанием его почтового адреса и соответствующего ему индекса отделения связи. Почтовое отправление может быть ценным, в таком случае на бланке указывается сумма объявленной ценности. Ответственность за почтовое отправление возлагается на адресата после того, как он его получит.

Лицевая сторона формы 119

Оборотная сторона формы 119

Работник почтового отделения, в случае отправления корреспонденции с уведомлением о вручении должен дополнительно провести следующие действия:

Осуществляет проверку всех отраженных данных в документе – реквизиты отправителя и адресата, указанные суммы, названия отправления и так далее.
Проверяет категорию отправления – она может быть двух типов «Простое» и «Заказное».
Оформить квитанцию по форме 1, в которой отражается категория уведомления. Одновременно с этим данная форма будет выступать как финансовым, так и сопроводительным документом к данному отправлению.
Для отслеживания письма в систему почтовой связи по мосту его фактического пребывания на него наклеивается специальный штрих-код, который после вносится в систему. Подробнее о том, как отследить письмо можно ознакомиться здесь.
Проверяется проведенный платеж за услуги по осуществлению пересылки груза.

После всех этих действий работник почтового отделения должен поставить на отправлении оттиск печати, который будет отображать номер данного учреждения. Заполненный бланк уведомления прикрепляется к обратной стороне отправления, которая не содержит ни штрих-кода, ни адреса. Если будет применяться для отправки специальный пластиковый пакет, то у него предусмотрен специальный прозрачный карман для вкладывания в него уведомления.

Почтовое уведомление о вручении письма

Гарантированно доказать факт получения письма адресатом можно с помощью такого документа, как почтовое уведомление о вручении письма. И на стадии досудебного урегулирования спора (отправляем претензию, уведомление), и при рассмотрении дела (судебное уведомление).

Как получить почтовое уведомление о вручении письма

Что нужно для заполнения

Читать еще: Чем залить теплый водяной пол

Возвращение почтового уведомления о вручении письма

Бланк уведомления о вручении заказного письма

Важные бумаги и прочие ценные посылки рекомендуется отправлять по почте заказным письмом. При этом потребуется заполнить опись вложения вместе с уведомлением о вручении ф. 119. Получить такой листок и оформить его можно в любом почтовом отделении. Он предназначен для информирования отправителя о получении адресатом письма. В конце статьи можно скачать пример оформления в ворд.

Как правильно заполнить бланк

Уведомление о доставке письма имеет установленную форму. Поэтому в каком бы отделении почты оно ни было получено, приведенные ниже рекомендации будут актуальны.

Итак, заполняется первая сторона бланка следующим образом:

В верхней части поставить галочку напротив соответствующего вида и категории почтового отправления.
Далее указываются данные отправителя (или иного лица, которому нужно листок предоставить). Пишут ФИО, адрес и индекс.

Алгоритм заполнения уведомления о вручении с обратной стороны изложен далее:

Вид и категория отправления.
Данные получателя, которому оно будет вручаться (ФИО, адрес).

Стоит заметить, что получить письмо с уведомлением о вручении может только сам адресат, предварительно предъявив паспорт.

Для простой посылки бланк уведомления о вручении оформить нельзя. Подтверждение получения можно заказать только при подготовке отправления с объявленной ценностью. Эти услуги актуальны при пересылки налоговой отчетности. Он подойдет и для любого конверта с ценным вложением.

Как происходит оформление бланка на почте

Обведенные жирной чертой поля заполняются отправителем. После этого почтовый работник проверяет правильность внесенных данных. Далее он оформляет квитанцию (форма 1), которая выполняет одновременно роль как финансового, так и сопроводительного документа.

Еще одна услуга почты – отслеживание местонахождения. Для этого на конверт или на пластиковый пакет наклеивается лента со штрих-кодом, он регистрируется в системе. Позднее по идентификационному номеру можно будет определить, где он находится, и предположить, когда прибудет в пункт назначения.

После проверки платежа за пересылку на отправлении ставится печать. Уведомление о вручении приклеивают к обратной стороне конверта либо вкладывают в карман, если все упаковано в пластиковый пакет.

Получение письма: что нужно заполнить адресату

Чтобы забрать в отделении почты посылку, получателю нужно предъявить документ, удостоверяющий личность. Далее он ставит подпись в извещении и в форме, которая вернется отправителю.

Затем работник почты ставит на обратной стороне следующие отметки:

кому передано;
когда получено;
лично адресат взял посылку или через представителя.

После этого получатель ставит свои данные – ФИО, адрес – в строке «Получил».

Когда письмо с уведомлением о вручении доставлено и бланк заполнен, он передается на проверку руководителю почтового отделения или другому уполномоченному сотруднику. Затем документ пересылается по обратному адресу, тем самым подтверждается факт доставки.

Бланк уведомления о вручении можно получить в любом отделении почты. Рекомендации, как заполнять его, актуальны для всех регионов, так как этот документ имеет установленную форму. На первой стороне указываются данные отправителя и его адрес, куда позднее будет выслан образец с отметками о вручении. С обратной стороны заполняемого листка отражены сведения об адресате. Далее можно скачать по ссылке образец заполнения.